Давным-давно, на заре моей карьеры, придя работать секретарем-референтом на вновь созданное предприятие, я с первых дней поняла, что имел в виду мой будущий руководитель, говоря на собеседовании, что нужна «настоящая хозяйка офиса». В свой первый рабочий день я переступила порог абсолютно пустого помещения, в котором рабочие спешно заканчивали ремонт. У нас не было ровным счетом ничего: ни мебели, ни оргтехники, да и сотрудников на тот момент кот наплакал.
Прошло совсем немного времени, и сидя в удобном кресле, наблюдая за шныряющими туда-сюда сотрудниками и посетителями, отвечая на звонки и принимая факсы, готовя ароматный кофе «с пенкой» шефу, я время от времени с изрядной долей гордости думала, что все это вертится во многом благодаря и мне. Тогда еще не было на слуху слово «офис-менеджер», просто директор говорил мне: «Нам надо то-то и то-то» – и я делала. Иногда интуитивно, иногда методом «научного тыка», даже не подозревая, что занимаюсь тем, что позже стало называться «обеспечением жизнедеятельности» или «организацией бесперебойной работы» офиса…
Нужен ли офису менеджер?
Сегодня без подобных формулировок не обходится, пожалуй, ни одно из объявлений о подборе секретаря. Правда, у разных работодателей понятие «обеспечение жизнедеятельности офиса» различается по смыслу, точнее – по объему: у одного это «чай, кофе, канцтовары», у другого полный цикл административно-хозяйственной работы по организации оперативного обеспечения офиса компании всем необходимым. И если в первом случае работенка, как говорится, не особенно пыльная, то во втором – это целый пласт разноплановых задач, которого зачастую (вкупе с чисто «секретарскими» обязанностями, а то и с кадровым делопроизводством) может быть многовато для одного человека, особенно, если компания не совсем уж крошечная.
Поэтому я до сих пор не перестаю удивляться, почему в Беларуси, в отличие от той же России или Украины, как-то не приживается институт офис-менеджера. Нет, безусловно, он есть. Но если у наших соседей офис-менеджер – это младшая руководящая должность, подразумевающая, помимо всего прочего, руководство вспомогательным персоналом: уборщицами, курьерами, разнорабочими, водителями, то у нас пока это все же секретарь с более или менее широким кругом дополнительных функций по обеспечению работы офиса. Поэтому зачастую можно прочесть абсолютно идентичный круг обязанностей для претендентов на вакансии «секретарь» и «офис-менеджер» в разных компаниях.
Повторюсь, если фирма небольшая, то секретарь успешно справится с такого рода дополнительными обязанностями. Но для крупной организации, по моему мнению, нужен «специально обученный человек», отвечающий за то, чтобы в офисе было все необходимое для полноценной работы. И это вовсе не из чувства солидарности с секретарями. Мне как-то довелось побывать в организации, где обеспечение офиса было возложено на службу снабжения. Причем не на конкретного ее сотрудника, а на всю службу в целом. Неразбериха, доложу я вам, там царила ужасная! Одни и те же люди одновременно занимались поиском щебня, металла, цемента, метизов, текстовых маркеров, офисной бумаги, дыроколов и заказом визиток. В результате все делалось в авральном режиме, а если вдруг возникала острая производственная необходимость в каких-то узлах и деталях, то визитки можно было ожидать полгода.
Так что я считаю, что офис-менеджеры имеют право на существование. Более того, они просто обязаны существовать! Тех, кто наивно полагает, что им нечем будет заняться, уверяю – еще как будет, проверено.
Фронт работ
Список обязанностей по обеспечению бесперебойной работы офиса может довольно существенно варьироваться в зависимости от размеров компании, ее структуры и специфики деятельности. Если попытаться представить его наиболее полно, то получится примерно следующее:
- заключение (перезаключение, продление) различных договоров: аренды, клинингового обслуживания, услуг связи (телефон, Интернет) и т.д.;
- заказ офисной мебели;
- заказ оргтехники и оборудования;
- обеспечение офиса канцелярскими товарами, хозяйственными товарами, расходными материалами для оргтехники, рекламной и полиграфической продукцией, питьевой водой и прочими необходимыми товарами;
- получение и отправка почты, организация подписки на периодические издания;
- организация обслуживания и ремонта офисных помещений, систем кондиционирования и вентиляции, техники и оборудования;
- организация командировок руководителя и сотрудников компании (заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка);
- организация работы служебного транспорта, заказ проездных билетов для сотрудников (в случае, если компания оплачивает расходы на дорогу);
- заказ доставки горячих обедов в офис;
- организация корпоративных мероприятий;
- заказ и выдача спецодежды, униформы, пропусков, бейджей и т.п.
Возьмите за правило
Безусловно, рассмотреть подробно все направления в рамках одной статьи не представляется возможным, поэтому я подробно остановлюсь лишь на нескольких, наиболее типичных для большинства компаний. Однако есть ряд общих правил, которые значительно облегчат вашу работу и избавят от ненужной головной боли.
Начало – половина дела. Проще тщательно все продумать и с самого начала сделать, как следует, создав отлаженную систему, которая впоследствии не будет давать сбоев, нежели потом переделывать. Если же так случилось, что вы пришли на чье-то место и увидели недочеты в работе предшественника – не продолжайте действовать по накатанной, усугубляя ситуацию. Лучше потратить время и силы и все привести в порядок, чтобы потом работалось проще.
Прежде, чем рождать спрос, изучите предложение. Помнится, один мой знакомый директор едва с треском не уволил снабженца, который умудрился закупить что-то там по цене, втрое превышавшей среднюю на рынке по данной категории товара. Нерадивый снабженец был заподозрен в сговоре с поставщиком и получении отката. Когда в ситуации разобрались, оказалось, что виной всему – элементарная лень сотрудника, который вместо того, чтобы изучить предложения от разных продавцов, позвонил в первую попавшуюся компанию и сделал заказ. В итоге он отделался лишением премии, а нам с вами преподал урок того, что к выбору компании-поставщика товаров и услуг, интернет-провайдера, оператора мобильной связи и т.д. следует подходить очень тщательно.
Изучайте предложение по интересующим вас направлениям, создавайте базу данных поставщиков, читайте отзывы об их работе в Интернете. Кстати, «непримиримые враги» секретарей – телемаркетологи в данном случае могут сыграть вам на руку. Поэтому не спешите гневно «отфутболивать» очередного менеджера по продажам, который звонит с предложением товара или услуги, а попросите его прислать на электронную почту информацию о компании и прайс-лист – вполне возможно, что предложение окажется интересным и пригодится вам в вашей работе.
Ориентироваться можно на несколько ключевых моментов:
- уровень цен и соотношение цена-качество. Ясное дело, что всегда хочется подешевле, но слишком низкие цены по сравнению с остальными поставщиками аналогичных товаров или услуг – повод насторожиться. К тому же, хорошее априори не может стоить три копейки. В то же время, не стоит переплачивать «за понты». Если паритет цен на основные группы товаров уже сложился, то с услугами дело обстоит несколько сложнее: в цену часто закладывается престижность фирмы;
- ассортимент. Можно, конечно, покупать бумагу в одном месте, дыроколы – в другом, а скоросшиватели в третьем. Но это влечет за собой лишнюю трату времени и ненужную возню с документами. Гораздо проще найти универсального поставщика, который будет закрывать вашу потребность в определенной группе товаров полностью. Хороший поставщик держит товары, как минимум, трех ценовых категорий: «эконом», «стандарт» и «элит». Дело не в том, что могут себе позволить их клиенты, а в том, что для разных случаев и целей приобретаются свои товары. Если для раздачи, скажем, на выставке, вполне достаточно дешевых ручек с нанесенным на них логотипом компании, то для подписания договора с важным партнером такой вариант неуместен;
- доставка. Большинство приличных компаний осуществляет доставку заказанных товаров в офис клиента. Однако имеет смысл поинтересоваться сроками и комплектностью. Потому что не слишком удобно, если заказ, сделанный в одном месте, вам будут возить по частям в течение нескольких дней. Обратите также внимание на тот факт, что у одних компаний доставка полностью бесплатная, у других – только в случае заказа на определенную сумму. Для минчан, работающих в промышленных зонах за кольцевой, также актуален вопрос, придется ли оплачивать доставку за пределы городской черты.
- каталоги. Если компания-поставщик может предоставить только прайс-лист, имеет смысл поискать другую компанию. Согласитесь, и проще, и удобнее делать заказ, когда вы можете видеть «товар лицом» в каталоге (бумажном или электронном), нежели когда пытаетесь сообразить, как он выглядит, читая описание в прайсе. Важный момент: если поставщик привез вам печатный каталог в начале года, перед тем, как делать заказ, имеет смысл зайти на его сайт или позвонить и уточнить цену. Цены, знаете ли, растут гораздо быстрее, нежели продавцы успевают печатать каталоги.
- личный менеджер. Как правило, в приличных компаниях за каждым клиентом закрепляется отдельный менеджер, который осведомлен о ваших предпочтениях и нюансах работы. Общаться с ним куда удобнее, приятнее и эффективнее, нежели при каждом новом обращении попадать на очередного безликого оператора. А хороший менеджер всегда посоветует, что лучше взять, расскажет о новинках и акциях, проводимых его компанией.
- постпродажный сервис. Вопросы гарантийного и послегарантийного обслуживания особенно важны, когда речь идет о технике. Да и в случае с мебелью актуально, за чей счет должен осуществляться ремонт, если через неделю после покупки у всех стульев разом отвалятся спинки. И это необходимо выяснить до того, как сделать заказ, а не тогда, когда проблемы уже возникла.
Раньше спохватились – меньше заплатили. Все, что ни делается, должно делаться вовремя. А еще лучше – заблаговременно. Это не только гарантирует, что организация будет работать без сбоев, возникших в результате вашей недоработки, но и во многих случаях позволит существенно сэкономить. Самый простой пример – заказ полиграфической и сувенирной продукции. Когда это происходит в «штатном» режиме, ваша заявка преспокойно ставится в план и компания оплачивает собственно товар или услугу (по нанесению логотипа, например). Но если сегодня вы вспомнили, что послезавтра выставка, а у вас еще конь не валялся, то, во-первых, придется потратить уйму времени на поиск фирмы, которая выполнит заказ оперативно, а во-вторых, уж будьте уверены, с вас сдерут втридорога за срочность.
«Новогодние» хлопоты стоит начинать уже в сентябре, иначе ресторан или кафе для корпоративной вечеринки вам придется выбирать из того, что осталось после бронирования более расторопными коллегами по цеху. А остается, как правило, либо не самое лучшее, либо не самое дешевое. То же касается календарей, ежедневников, планеров и прочей «сувенирки», которая традиционно заказывается в канун Нового года. Если не поторопиться, то придется либо существенно переплатить, либо смириться с тем, что в офисах ваших партнеров будут красоваться календари компании-конкурента. А дарить датированные ежедневники в марте, даже если они супер-красивые, как-то не комильфо.
Еще один пример – визовая поддержка. Подавайте документы на визу сразу же, как только получите подтверждение зарубежной командировки кого-то из сотрудников. Если откладывать, придется обращаться за помощью в агентства, которые работают отнюдь не бесплатно.
Не пропустите! Все мы не прочь приобрести что-то с существенной скидкой или на распродаже. Сегодня подобная практика используется не только магазинами для привлечения покупателей, но и поставщиками товаров и услуг для привлечения и удержания клиентов: проходят различные акции, предоставляются скидки (порой – весьма существенные) в зависимости от объема заказа и накопительные бонусы. Поэтому держите руку на пульсе, следите за информацией от своих поставщиков – это позволит вам сэкономить деньги или получить в подарок что-то полезное. Только не поддавайтесь извечному женскому соблазну: купить что-нибудь ненужное просто потому, что дешево.
Дело в технике
Если вам по долгу службы приходится заниматься закупкой компьютеров-факсов-ксероксов и прочих сканеров, имеет смысл проконсультироваться со знающим человеком. В данном конкретном случае – с системным администратором. Я же предлагаю вам несколько простых советов, которые помогут избежать ненужных ошибок.
Компьютерные технологии развиваются с такой скоростью, что то, что вчера было «последним писком», через год оказывается «вчерашним днем». С одной стороны, это замечательно, поскольку каждое новое изобретение делает нашу работу проще и эффективнее. Но есть и другая сторона медали: офисная техника, особенно компьютеры и все, что с ними связано, довольно быстро устаревает морально. Поэтому при покупке персонального компьютера целесообразно приобрести максимально «навороченный», чтобы как можно дольше не возникало необходимости в апгрейде.
Немаловажный момент – для какого конкретно сотрудника предназначается компьютер, от этого зависят некоторые специфические требования к ПК. Например, для дизайнера будет принципиальным хороший монитор, «шустрый» процессор и мощная видеокарта – этого требует его работа, а бухгалтеру или складскому работнику такие «примочки» ни к чему, следовательно, на них можно сэкономить.
При выборе копировально-множительной техники, факсов и т.п. не соблазняйтесь на эксклюзивные, редкие или только что появившиеся на рынке модели, не успевшие себя зарекомендовать. Во-первых, глупо переплачивать за опции, не относящиеся напрямую к назначению данного прибора. Принтер со встроенной кофемолкой – это, конечно, эксклюзивно, но зачем? Во-вторых, новинки всегда дороже просто потому, что они – новинки. В-третьих, бывает сложно найти расходные материалы, и дорогостоящая модель будет пылиться в углу, вместо того, чтобы приносить пользу, в ожидании, пока вы найдете подходящий картридж. И, наконец, если модель не будет благосклонно принята покупателями, компании-продавцы могут просто прекратить поставку устройств этой линейки, а, следовательно, запчастей и расходных материалов к ним. В результате будет ни себе, ни людям.
Когда офисная техника установлена, рекомендую сразу разобраться со всеми настройками и внимательно изучить руководство пользователя. Некоторые поставщики практикуют выезд своих консультантов «на место» и проведение инструктажа по работе с тем или иным устройством. Если такая услуга предусмотрена, обязательно ею воспользуйтесь: проще получить советы от профессионала, чем самостоятельно разбираться с досадными проблемами, которые могут возникнуть «по ходу пьесы».
Обязательно позаботьтесь о том, чтобы провода от всей офисной техники были расположены максимально компактно и изолированно, иначе сотрудники рискуют растянуться во весь рост, зацепившись в спешке за один из них. Да и гадать, из-за чего же не включается ваш компьютер: потому что сгорел процессор или потому что уборщица случайно что-то там шваброй задела – удовольствие ниже среднего.
Мало собрать компанию профессионалов, найти удобное помещение под офис, наладить контакты с клиентами. Работоспособность его надо постоянно поддерживать. Обеспечение деятельности офиса – это кропотливая и многогранная работа.
Из статьи вы узнаете:
Работающий офис – как отдельный сложный организм. Все происходящие в нем процессы, которые напрямую не связаны с выполнением функциональных обязанностей сотрудников, нельзя пускать на самотек. Слаженно работающий офис – это не только залог прибыльности бизнеса, но и гарантия того, что сотрудники будут чувствовать себя комфортно, удобно, не будут отвлекаться на выполнение работы, не имеющей отношения к бизнес-процессам. А комфорт сотрудников напрямую связан с их мотивацией, отдачей, заинтересованностью в работе. Вот в чем важность организации работы офиса.
Обеспечение жизнедеятельности офиса
Проблема в том, что в понятие «обеспечение работы офиса» вкладываются зачастую разные функциональные обязанности. В одной организации задачами является закупка канцтоваров и прием посетителей, в другом, особенно если речь идет о крупном юридическом лице, - это будет огромный набор разных требований. Причем настолько разных, что специалист, занимающийся организацией работы офиса, является специально обученным сотрудником.
Крупные компании, как правило, принимают на работу отдельного сотрудника, на которого возлагаются функции «хозяйки офиса». Занятий у такого сотрудника превеликое множество, поэтому в таких компаниях этот функционал редко объединяют с секретарской должностью .
Такой сотрудник курирует разноплановые задачи – как текущие (регулярные заказы канцтоваров, хозяйственных товаров, оплату счетов организаций по снабжению коммунальными услугами и др), так и внезапно возникшие - вызов бригады в случае аварии, координация персонала при возникновении нештатных ситуаций. Как говорится, такой сотрудник «и швец, и жнец, и на дуде игрец».
Читайте также:
- Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании
- Секретарю, помощнику, офис-менеджеру: способы перезагрузки
- Расстановка приоритетов для секретаря и офис-менеджера
Хозяйственное обеспечение офиса
Организация обеспечения офиса включает в себя один из главных пластов – наличие всего необходимого в офисе в его хозяйстве. Сюда входит:
- закупка чая, кофе, «печенек», одноразовой посуды, воды и всего, что принято в конкретном офисе иметь для удобства сотрудников для кофе-брейков;
- проверка наличия всей бытовой химии для уборки офиса и поддержания его чистоты;
- обеспечение помещений всеми гигиеническими средствами;
- закупка канцелярских товаров, распределение их между сотрудниками;
- заказ визиток, брошюр, корпоративных товаров;
- решение вопросов питания сотрудников;
- работа со спец. одеждой, униформой, бейджами и т.д.;
- организация пространства для приема посетителей и другие функции.
Обеспечение жизнедеятельности офиса предполагает в первую очередь решение вышеуказанных задач, именно эта категория вопросов относится к хозяйственному обеспечению.
Техническое обеспечение офиса
Пожалуй, эта сторона организации работы наиболее приближена к бизнес-процессам. Сюда входит такой функционал:
- закупка офисной техники;
- отслеживание ее работы (гарантийные сроки, наличие комплектующих деталей);
- обеспечение расходными материалами;
- уход и поддержание работоспособности иных технических устройств – систем кондиционирования, очистки воды, телефонных аппаратов, специальной техники (например, банковской);
- работа с организациями коммунального хозяйства (поверка, замена счетчиков, снятие показаний, передача информации для проведения расчетов, получение счетов);
- работа с контрагентами по регулярному обслуживанию техники и различных систем (пожаротушения, кондиционирования, вентиляции и др.);
- решение оперативных задач, например, очистка крыльца офиса от наледи, организация удобства клиенткой зоны.
Разумеется, перечислены лишь наиболее типичные задачи, которые ложатся на плечи организатора офиса, а конкретные обязанности такого сотрудника прописываются в его должностной инструкции применительно к каждой конкретной фирме.
Комплексное обеспечение офиса
В зависимости от задач конкретной компании организация работы офиса может ограничиваться лишь хозяйственным обеспечением, либо сочетать хозяйственное и техническое, а может быть комплексным – т.е. включать еще ряд разнообразных обязанностей. Например:
хранение, сопровождение договоров, связанных с жизнедеятельностью офиса;
организация получения сотрудниками периодических изданий и профессиональной литературы;
работа с курьерами, водителями, уборщицами, охранниками и иным персоналом;
организация командировок руководителя и сотрудников (заказ отелей, билетов, обеспечение всем необходимым);
работа над корпоративными мероприятиями;
поздравление контрагентов и клиентов компании;
составление графика работы подчиненных сотрудников.
Как видим, комплексное обеспечение офиса – наиболее расширенный набор обязанностей, сотрудник для этой работы должен обладать огромной стрессоустойчивостью , навыками общения, специальными знаниями и умениями, способностью работать в режиме многозадачности, с большими объемами информации.
Организация обеспечения офиса
Как же организовать решение всех этих задач? Компании подходят по-разному к данному вопросу. Одни обходятся должностью секретаря, возлагая на него хозяйственное обеспечение офиса (если режим работы и количество сотрудников позволяют совмещать выполнение данных задач). Техническое обеспечение офиса при этом передается в отделы информационных технологий или отделы снабжения.
Если речь идет о комплексной организации работы компании, то такая должность в настоящее время называется «офис-менеджер». Именно этот сотрудник является «хранителем очага» компании и именно он знает, как поступать после полученного распоряжения руководителя, что «фирме надо то-то и то-то».
Набор функциональных обязанностей офис-менеджера в большинстве компаний стандартный. В крупных фирмах весь комплексный набор задач может быть разделен между разными сотрудниками. Иными словами, каждая отдельная компания самостоятельно решает, как ей удобнее и экономичнее организовать обеспечение жизнедеятельности офиса.
Дата не установлена.
Что должен знать Офис-менеджер. Организация офисного переезда. Обеспечение жизнедеятельности офиса. Документооборот Компании. Организация корпоративных мероприятий
Целевая аудитория
тренинг предназначен для офис-менеджеров, административных менеджеров, административных сотрудников.
Цель
- Получить теоретические знания в области менеджмента организации- Получить представление о закупочной деятельности
- Получить информацию о принципах обеспечения жизнедеятельности офиса
- Узнать все об организации офисных переездов, о работе с арендодателями
- Приобрести навыки планирования
- Повысить стрессоустойчивость и коммуникативную компетентность
Результат
Результат для участников:- сформировано представление о функциях, целях и задачах офис-менеджера, его месте в структуре организации
- получены знания об организации жизнедеятельности офиса, различных аспектах офисного администрирования
- получены теоретические знания в области менеджмента организации
Результат для компании:
- офис-менеджер эффективно решает вопросы, входящие в сферу его компетенций
- снижаются затраты на офисные товары и услуги за счет проведения тендеров, грамотного выбора поставщиков и их глобализации
- снижаются материальные и временные затраты на офисный переезд, организацию корпоративных мероприятий
- офис-менеджер правильно организует офисное пространство
- офис-менеджер грамотно организует документооборот компании
Программа
1. Понятие Офис-менеджер. Функции Офис-менеджера.
2. Что должен знать Офис-менеджер:
- материальные и нематериальные активы предприятия;
- основные средства и материалы;
- виды хозяйственных операций;
- принципы проведения тендеров;
- основы бюджетирования.
3. Организация офисного переезда:
- поиск помещения (работа с риэлторами, классификация зданий, методы обмера площадей, арендные ставки и т.п.);
- проведение переговоров с владельцем/арендодателем (телефония и ИТ, вентиляция и кондиционирование, электрические мощности и т.п.)
- подготовка предварительного плана офиса и его согласование с руководством (функциональные зоны);
- заключение договора аренды (на что следует обратить внимание);
- разработка детального дизайн-проекта;
- проведение тендеров по выбору подрядчика для ремонта офиса, поставщика мебели, перевозчика и т.п.
- работа с подрядчиками по организации ремонтных работ в офисе;
- согласование плана рассадки сотрудников с руководителями подразделений;
- подготовка к офисному переезду (уведомление клиентов; аудит документов и имущества Компании);
- переезд в новый офис;
- окончание проекта.
4. Обеспечение жизнедеятельности офиса:
- работа с поставщиками: аудит существующих поставщиков, выбор поставщиков, глобализация поставщиков, рычаги влияния на поставщиков;
- осуществление закупочной деятельности: расчет потребностей; порядок получения ТМЦ, документальное сопровождение, формы оплаты;
- организация уборочных работ;
- организация деловых поездок;
- организация работы автопарка;
- организация работы ресепшн и секретарей;
- организация курьерской доставки;
- участие в закупке маркетинговых материалов (бланки, визитки, брэндинг офисного пространства);
- организация питания сотрудников;
- офисная аптечка.
5. Документооборот Компании:
- регистрация корреспонденции;
- работа с организационно-распорядительными документами;
- разработка и внедрение политик и процедур;
- кадровое делопроизводство.
6. Организация корпоративных мероприятий:
- разработка концепции;
- выбор провайдера;
- выбор площадки;
- согласование плана мероприятия с линейными руководителями;
- получение обратной связи от сотрудников Компании.
Мы будем рады видеть Вас на тренинге!
Дополнительная информация
Участники обеспечиваются питанием (кофе-паузы, обед) и методическими материалами.
Каждому участнику выдается именной сертификат.
Место проведения
Россия, Москва, Наши мероприятия проходят в современных и комфортабельных отелях и бизнес центрах
Снабжение офиса расходными материалами является одной из важнейших задач, стоящих перед руководством фирмы. Успешная работа компании косвенно зависит от того, насколько хорошо она обеспечена всеми необходимыми для комфортной работы инструментами.
Поставки разнообразных ресурсов – это важная статья расходов, которой стоит уделить пристальное внимание. Любой начальник хочет тратить деньги с умом и не желает переплачивать, спуская огромные средства не бесполезные для офисной жизни вещи.
Наверняка, вы сталкивались с ситуацией, когда какая-нибудь тетя Параша, которая по вечерам убирает пустые кабинеты, транжирит моющее средство – оно просто исчезает. Наверняка, она просто уносит пару бутылочек домой. И вам оплачивать чистоту Парашиной квартиры незачем.
Поэтому необходимо оптимизировать затраты, связанные с жизнеобеспечением офиса, и исключить подобные злоупотребления. Давайте рассмотрим несколько простых советов, помогающих совладать с этими проблемами.
Совет №1. Контролируйте существенное, а остальное – по мере необходимости
Незачем распаляться и тратить драгоценные силы на совершенно не важные вещи. Контролировать все невозможно. Поэтому стоит уделять внимание лишь действительно существенными пунктам расходов.
Во многих экономических расчетах чудесно работает принцип Паретто. Вы наверняка с ним знакомы. Он гласит, что 80% всех наших затрат уходит лишь на 20% приобретаемых ресурсов, которые и являются важными для функционирования офиса.
Поэтому все последующие советы будут касаться в первую очередь существенных расходных материалов, которые разметаются, как горячие пирожки на распродаже, и тянут из вашего бюджета огромные деньги.
Совет №2. Выбирайте ресурсы с умом
Как офис-менеджеры обычно подходят к вопросу закупок? Правильно, они выбирают в прайсах поставщиков самые дешевые позиции. Желание сэкономить деньги компании похвально. Правда, чаще всего такая инициатива исходит от начальства, которое строго рекомендует беречь деньги.
И это неправильно! Потому что, выбирая минимальную цену, мы игнорируем качество поставляемых материалов. Практика показывает, что дешевые ресурсы расходуются быстрее, а значит и покупаются чаще, т.е. экономия получается поддельной.
Простой пример. Жидкое мыло водянистой консистенции рассчитано на 200 умываний. В то же время аналогичное количество густого мыла, которое стоит всего на 25% дороже, хватает уже на 400 умываний. Теперь ответьте сами, какое из них выгоднее покупать?
Совет №3. Поставщиков не должно быть много
Еще одна неуклюжая попытка сэкономить – увеличение числа закупочных операций. Часто бывает, что у одного поставщика выгодные расценки на одну категорию товаров, а у второго – на другую. И вот опять начинается гонка за сомнительной выгодой.
Воду и моющие средства мы берем у одной фирмы, бумажные полотенца – у другой, канцтовары оптом – у третей. Вместе с этим увеличивается количество документов строгой отчетности у бухгалтеров, офис-менеджеры тратят больше сил на общение с поставщиками.
В результате такой «оптимизации» вы получаете головную боль, распыляете внимание персонала на множество мелочей. Контроль ослабевает, а многочисленные поставщики начинают хитрить и обманывать. Поэтому выберите несколько не слишком «дешевых», зато надежных партнеров.
Совет №4. Установите нормы потребления
Непопулярное, но необходимое решение, если вы твердо намерены исключить лишние траты. Никто не советует вам, например, повестить около уборной отпускные нормативы по туалетной бумаге и жидкому мылу на одного сотрудника, нет.
Просто в течение недели (обычно требуется именно такой срок) вам опытным путем предстоит проверить, на что уходят расходные материалы, сколько их требуется, и кто из сотрудников использует их сверх меры.
В результате, опираясь на количественные характеристики потребностей офиса, вы сможете планировать расходы, закупать строго необходимое количество материалов, контролировать их потребление и предотвращать воровство.
Только не впадайте в крайности! Установить нормы потребления – это не значит его ограничить. Сотрудники должны получать столько «расходников», сколько им необходимо для труда и комфортной работы. Ни больше, ни меньше.
Совет №5. Используйте специальные технические средства
Аренда офиса, если в договоре не прописано иное, обычно предполагает передачу руководству компании абсолютно пустых помещений – без инфраструктуры, мебели и компьютеров. Всю технику, ресурсы для работы начальство приобретает самостоятельно.
Обычно на технические устройства, которые сопряжены с расходуемыми материалами, никто не обращает внимания. Тем не менее, их установка является самым лучшим способом дозирования и контроля норм потребления.
Даже самый простой дозатор, установленный на флакон с жидким мылом, исключает быстрое расходование. Без ограничителя сотрудники, скорее всего, при умывании будут щедро лить жидкость на руки. А при его наличии никто не станет нажимать на дозатор дважды или трижды.
Заключение
Как показывают расчеты, грамотная экономия на расходных материалах позволяет средней компании за год сохранить сумму, которой хватило бы на ежемесячные командировки двух сотрудников в экзотическую страну.
Наши советы предполагают не просто внимательную работу с цифрами и расчетами, но и воспитание людей. Прививайте сотрудникам бережливость, учите их осознанно пользоваться ресурсами, и тогда одной головой болью на повестке дня станет меньше.
Работаю офис-менеджером в одном из офисов крупной компании. Очень удивляют часто попадающиеся в сети (в том числе на этом сайте) выплески негодования других офисных «хозяек» на тему «я вам что тут, и швец, и жнец»? Если ты не секретарь, а именно офис-менеджер, то вообще-то да. В небольших фирмах функции секретаря и офис-менеджера действительно часто выполняет один человек, поэтому бытует мнение, что офис-менеджер - это такое модное наименование той же секретутки. На самом деле разница есть, и разница эта принципиальна. Секретарь работает непосредственно с руководителем. Планирование рабочего дня, встреч и поездок, бронирование билетов и гостиниц, чай-кофе, встреча посетителей - кроме того, секретарь зачастую сопровождает своего руководителя в командировках.
Для офис-менеджера же отлучаться из офиса даже на лишние пару часов - абсурд. Собственно, если секретарь фокусируется на одном человеке, то зона ответственности офис-менеджера - весь коллектив. «Обеспечение жизнедеятельности офиса» - фраза, часто мелькающая в текстах вакансий - вовсе не пустой звук. Нормальное функционирование буквально всего, что окружает драгоценных коллег - наша прямая обязанность, поэтому да, если кто-то не может разобраться, как пользоваться принтером, то это твои проблемы, а если ты не заказала вовремя воду и печенье, то это твоя вина. Да, печенье оплачивает компания. Она же платит тебе зарплату, чтобы ты следила за запасами вкусняшек на кухне, а не хамила голодным коллегам. Офис-менеджер - это руководящая должность, в его подчинении находятся водители, курьеры, уборщицы, в некоторых компаниях даже системный администратор. Плохо работает вентиляция, в окно залетел голубь, сломался принтер? Почему этими проблемами должен заниматься кто-то другой? Лично я не вижу ничего зазорного в том, чтобы протереть пол, если вдруг кто-то наследил, а уборщица уже ушла, или сбегать в магазин за сахаром, если опаздывает доставка.
Но нерациональные требования, конечно, тоже бывают и очень, очень задалбывают.
Я уже десятки раз пожалела о том, что в момент устройства на работу похвасталась знанием двух европейских языков.
Позвони в Гонконг и узнай, как мне открыть счёт в их банке.
Свяжись с бразильскими логистами и выясни, на каких условиях они согласны работать… С какими бразильскими логистами? Как с какими? Ну, найди в Гугле каких-нибудь, что ты такая беспомощная!
А переведи мне вот десять страниц техдокументации, только срочно.
Ребят, услуги переводчика в мои обязанности уж никак не входят.
Н., почему ты уже две недели не возвращаешь мне подписанный договор?
Ну, я даже не знаю. Наверное, потому что вы кинули его в кучу бумаг на моем столе без каких-либо идентификационных признаков? Вас в офисе двадцать человек, из которых подписывать свои бумажки умеют трое. Я не телепат. Я вам регулярно заказываю красивые разноцветные стикеры специально для этой цели, но вы их почему-то усиленно экономите.
Дедлайны. Классика. Весь месяц можно не шевелиться, чтобы в последний день отчётного периода завалить офис-менеджера килограммами бумаги, которую нужно отправить срочно, вот прям сейчас. Если курьер в итоге простоял на почте с этим добром до десяти вечера и всё равно отправил не всё, то виноват либо он, либо офис-менеджер, потому что беленький няшный бухгалтер постарался и сдал отчёт аж за полдня до крайнего срока.
Добил коллега, который три дня кряду дёргал меня с просьбой помочь структурировать архив. На такую масштабную помощь времени у меня не было, поэтому я отмахивалась, пока сегодня не выяснилось, что несчастному надо было всего-то напечатать этикетку и наклеить её на новую папку. Три дня мальчик маялся и играл на планшете, ожидая, когда же у меня появится время сделать это тяжёлое дело за него.
